一、会计档案的内容

会计档案一般指会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四类。

1.会计凭证类：原始凭证，记账凭证，记账凭证汇总表，其他会计凭证。

2.会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

3.会计报表类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4.其他类：税务申报表，银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

二、会计档案的整理与装订

会计档案分为四类，每一类在整理装订时都有所不同。

会计凭证要分月按凭证编号装订成册，一般每月装订一次；

会计账簿也要分装订成册，一年一次，在年度终了后整理装订；

报表和文字资料分类装订，可在日常工作整理，年度终了装订；

其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

（一）会计凭证的整理与装订

会计凭证的整理装订是指将整理好的会计凭证加上封面和封底，装订成册，并在装订线上加贴封签的一系列工作。

1.凭证汇总排序

如果记账凭证分类了，则将需要装订的全部凭证按类汇总，按凭证号码、记账日期进行排序。

实际工作中，绝大部分企业使用通用记账凭证，故而不需要进行分类，所有记账凭证按照凭证编号排序整理即可。

1. 检查凭证内容

凭证内容的检查在日常工作进行，对账实际上就包含检查凭证内容，在实际工作中，装订凭证前可以只检查凭证编号，保证凭证编号连续、排序无误即可。检查的凭证内容如下：

（1）检查凭证日期、编号是否齐全，确保凭证不断号、不缺号；如果存在缺失、断号，应该及时更正。

（2）检查凭证内容是否完整，凭证日期、金额、经济业务与后附的原始凭证所记载的日期、金额、经济业务是否一一对应。

（3）检查凭证有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。

3.整理凭证

凭证的整理，都是随着日常工作进行，一般在编制记账凭证时即整理粘贴好。

A.粘贴原始凭证。手工记账的情况下，编制完记账凭证即粘附上对应的原始凭证，记账凭证按次序放好；使用财务软件的情况下，一般是在编制记账凭证时，把原始凭证（已整理好）按照对应的记账凭证编号顺次放好，月末检查凭证完毕，打印出记账凭证，再粘贴对应的原始凭证。

B.凭证分册：一般来说，一本凭证，厚度以2cm为宜，太厚不便于翻阅核查，太薄又不利于放置。凭证装订册数根据凭证多少来定，每月订成一册或若干册，将凭证按照顺序，一般按照厚度平均分册。

C.填制当月的或当册的记账凭证汇总表，放置在凭证首页。所附的记账凭证汇总表，可以每册单独汇总放在当册首页，也可以在本月第一本上汇总当月全部的。

4.装订凭证

凭证的装订方法在实际工作中有很多，如：包角法、包边法、三孔法、两孔法、一孔法等。主要根据本企业实际情况选择合适的方法。

5.装订后事项

每本凭证封面填写年份、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员等相关内容，在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。

在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

（二）会计账簿的整理与装订

在使用财务软件情况下，一般在年度终了结账完毕后，将数据备份，打印各项账簿，整理后装订成册。随着电算化的普遍，财务软件数据备份储存十分方便，不再严格要求打印会计账簿，但必须备份财务软件数据。

传统手工会计账簿包括订本账、活页账和卡片账。因为订本账事先就装订成册，所以期末不需要装订；卡片账一般只有固定资产卡片，按编号顺序整理即可；活页账则需要在年度终了整理与装订。

1.账页排序编码

A.保留活页账已使用过的账页，去除空白页，撤掉账夹，按资产--负债--所有者权益的科目顺序排列。

B.给账页编页码，页码包括：总页、分页。总页、分页都需编顺序：总页是指本张账页在整个账簿中的编码，分页是指本张账页在其所在账户内（一级科目）的编码。

C.账簿装订要求

会计账簿应牢固，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象。

会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。

封面齐注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、明细账。

多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金额式活页帐等不得混装，应按同类业务、同类帐页装订在一起。

（三）报表的整理与装订

1.整理报表

整理的报表主要包括资产负债表、利润表、现金流量表及其他需要报送的报表。

大多数企业主要是资产负债表、利润表两个表，每月结出报表整理，年度终了按月排序整理。

2.装订报表

理论上，会计报表分月度、年度，都需进行整理装订成册。

A.月度报表的装订：报表封面、财务情况说明书、会计报表、报表封底。

B.年度报表的装订：年终，将各月份的报表按月份排序，装订在一起组成一卷，编页码及目录。

3.填写报表封面

报表封面内容主要包括单位名称、年度、季度、月份、企业负责人、会计主管人员、制表人、制表日期等，报表装订完毕，要将封面内容填写完整。

（四）其他会计档案的整理装订

其他会计档案包括银行存款余额调节表、银行对账单以、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

1、其他会计档案的整理，可按不同的类别进行，如银行余额调节表一类，银行对账单一类。可按不同的银行、不同的账号分类，再按先余额调节表后对账单的顺序排列。

2、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册的整理最好一式两份，一份由会计部门保管，另一份随会计档案移交给单位档案部门保管。

其他类会计档案的整理参照其他三类档案的做法：排序编码、附上会计档案封面及卷内备考表装盒、编目。

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