为了维护公司及股东利益，规范合同管理行为，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公司法》及本公司实际情况，特制定本办法，自发文之日起执行。

第一条 本办法所称合同，指公司对外签订的所有合同、协议。

第二条 新签代理产品合同，必须经管理层会议研究决定后，由总经理签订。

第三条 其他合同，签订经办人员应根据管理层决议，在经过调研、比价、洽谈的基础上签定。

第四条 签订合同时，如我方为供货方，必须在合同中约定“买受人未履行支付价款的或其他义务的，标的物所有权属于出卖人”条件。

第五条 合同均应采用书面形式，并在合同中写入“有关修改合同的文书、图表、传真件等均应为合同的组成部分”条款；法律规定采用标准合同文本的必须采用标准文本。

第六条 零星交易单位价值不超过10000.00元且一次性零星总交易额在20000.00元以内的采购事项可以不签订合同。

第七条 下列情形必须签订书面合同：单笔业务价值为10000.00元及事项；涉及有保证、抵押或定金等担保的；我方先予以履行合同的；有封样要求的；合同对方为非本市单位的。

第八条 签订合同前，如对方为自然人，应提供身份证原件，经验证后复印，并要求对方在复印件上注明“本复印件与原件一致”字样。

第九条 签订合同前，如对方为法人或其他组织，合同承办人应通过“全国企业信用信息公示系统”了解其基本情况。

第十条 签订合同前，无论对方为自然人还是法人或其他组织，合同承办人均应通过最高人民法院官方网站，了解对方是否为失信被执行人。

第十一条 公司不得与失信被执行人签订合同。

第十二 公司不得与无经营资格或资信的单位签订合同；不得与未通过年检的单位签订合同。

第十三条 经过审查后，如对方为公司，经办人应对其资质进行严格审查，并要求但不限于提供下列资料：

一、盖有单位鲜章的公司法人营业执照、资质证书、安全生产许可证复印件。

二、对方由非法定代表人签定合同时，应提供经其法定代表人签字并加盖公司印章的授权委托书。

三、国家法律规定应具备的其它资质证明文件。

四、特种产品的生产、销售、经营许可证。

第十四条 对外签订合同，可以由法人签订，也可经法人授权其他人员签订。

第十五条 特殊情况下，确实无法签订正规合同的，双方应在报价单上签章确认，并注明经销商地址、联系人、联系电话或附名片。

第十六条 书面合同应加盖骑缝章；合同附件应加盖双方单位公章或合同专用章确认。

第十七条 公司对外签订的合同中应根据可能存在的风险，公平、合理地注明对方应承担安全责任、违约金或支付定金条款。

第十八条 合同单字盖章注意事项：对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字或盖章；如有例外需要，须总经理特批。

第十九 公司因不可抗力不能履行合同的，应当及时告之对方，以减轻可能给公司造成的损失，并应当在合理期限内提供证明。

第二十条 无论合同是否成立，在签订合同过程中知悉的所有商业秘密，承办人都不得泄露或不正当使用。

第二十一条 签订合同时应注意的事项及风险规避

一、签订合同时，对方名称、公章名称必须与其营业执照上名称一致。

二、在履行合同的过程中涉及到对方人员签字的地方，必须注意签字人的身份，是否具有合法的授权委托书，在涉及到对方签字的地方都加盖公司的印章加以确认。

三、如签约对方为企业的分支机构，必须要有公司授权或非企业法人营业执照方可签订合同；除审查分支机构的履约能力外，还应审查公司的履约能力的情况。

五、保留好营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书、身份证复印件等有关可以证明身份的材料；

六、合同中有修改的地方一定要签字盖章确认。

七、注意付款（现金）同约定的一致

（一）实际付款人应与合同签约主体一致。

（二）实际付款方式应与合同约定方式应一致。

（三）实际付款对应的产品品种、批次、数量应与合同约定一致。

八、注意发票的开具和交付

（一）合同付款时应检查对方票据的出票人、开户行、帐号与合同是否相符，有疑问时不得付款。

（二）开具发票时，必须按签约客户的名称与合同内容开具发票。

（三）开具的发票交付给客户或得到客户合法授权的经办人。

九、应熟练掌握好自提、代办托运和送货履行方式。

（一）自提

如非合同签订人提货，必须获得签约主体的书面授权委托，否则，不得发货。先款后货方式销售的，财务必须确认款项到帐即发货。提货人必须在提货单上书面亲笔签字。

（二）代办托运：

销售合同中对于代办托运应作出明确约定，并由客户作出书面委托。承运人应具备承运资质。因此合同约定由我方代办运输保险的，我方经办人员须及时办理运输保险。在代垫运费的情况下，应在合同中明确约定运费。我方经办人员在将货物交付承运人时，应向其要求提供收货凭证。我方经办人员应按客户书面指定的地点填写运输的收货地址和收货人。我方办理托运的，应保留客户指定收货地址和收货人的书面原件。

（三）送货：

我方送货人员应确认送货地点与合同约定是否一致， 对于签收人要与合同中约定的一致；如不一致，则必须有签约主体的书面委托。客户签收产品后，应在销（送）货单上签字确认。对由我方负责送货的货物应尽可能办理运输保险。

十、严格审查第三人资格

（一）合同约定由我方向第三人履行义务的，我方应审查第三人是否具体资质、资格和履行能力。

（二）合同约定由第三人向我方履行义务的，我方应审查第三人是否具体资质、资格和履行能力。

（三）在合同履行期间，我方拟将义务全部或者部分转移给第三人的，应当经客户方的书面同意。

（四）我方拟将债权转让给第三人，应当通知债务人。

十一、在赊销合同履行过程中，发现客户存在以下情形之一，应行使“不安抗辩权”，不予发货，但应以书面形式告知对方：

（一）经营状况严重恶化；

（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；

（三）丧失商业信誉；

（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

十二、变更、解除应书面协商

（一）需要变更经济合同时，应及时向总经理汇报，按合同批准权限获得批准后方可变更，合同修改审批，视同合同重新签订。

（二）合同无法履行或部分无法履行时，应及时向总经理汇报，并采取必要措施。

（三）合同变更或解除应采用书面形式。

（四）在行使合同解除权时应书面通知对方的，对方能够签收的尽量取得对方的签收。

十三、收集保存好合同订立、履行证据:

（一）能够证明双方权利、义务关系的证据，如合同、承诺通知书。

（二）能够证明我方不存在违约行为的证据 ,包括收条、发运单，提货单等；

（三）对方未履行义务的证据, 如对方出具或认可的欠条、还款计划、对账单、主张权利即催款通知书等；有质量问题的检验报告, 对方承认质量问题的证据。

（四）证明债务人资格及其变化的证据，包括营业执照、合伙协议、合并或分立协议或资料 ( 公告、登记资料 ) 等。

（五）证明因违约造成损失的依据，包括合同书的违约金条款、利息损失、追讨债务的费用；

（六）证明债务人资产状况的证据，包括资产负债表、对第三人的债权，对其他企业的投资等。

（七）提货手续应有对方签字或盖章或介绍信、授权委托书等。

十四、注意掌握好诉讼时效

（一）在履行合同中，每年至少应进行2次对账，由债务人签字盖章并注明对账日期。具体形式有:

（二）债务人在还款协议或计划上签字盖章。

（三）债务人在对账单上签字盖章；对帐单上应注明“请按约还款”等内容。

（四）债务人在催收通知单上签字盖章。为防止债务人拒绝签收，可以采取有回执的特快专递方式邮寄给对方。

第二十二条 公司监事应及时对已执行物资采购事项进行询价，并向股东会提交询价报告。

第二十三条 公司合同，统一交人事财务部管理，合同管理人员不得对外泄漏合同内容。

第二十四条 对违反本办法的相关人员，视其情节轻重进行处罚：

一、扣发当月考核工资和或绩效工资、依法赔偿损失，其额度视其情节轻重而定。

二、通报批评、调整职位、开除等行政处分。

三、触犯国家刑律的，移交国家司法机关追究其法律责任。

第二十五条 本办法未尽事宜，按《中华人民共和国合同法》执行。

第二十六条 如违反本办法，未明确处罚条款的，每条扣直接责任人工资XXX.00元；如给公司造成损失，将等额赔偿；如触犯法律，将移送司法机构处理。

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